レッスン９：メンテナンス報告書の作成
レッスン９：メンテナンス報告書の作成
このレッスンでは、点検や修理が終わった後、その結果を正確に記録する「報告書（ほうこくしょ）」の書き方と、上司への報告の仕方を学びます。起きたことだけでなく、今後の「対策（たいさく）」までしっかり伝えるスキルを身につけましょう。
1. 語彙 (Vocabulary)
| 単語 | よみかた | 意味 (English) | 例文 (English) |
| 報告書 | ほうこくしょ | Report (document) | メンテナンスの報告書を書きます。 (I will write a maintenance report.) |
| 実施する | じっしする | To implement / To carry out | 予定通り点検を実施しました。 (We carried out the inspection as scheduled.) |
| 経過 | けいか | Progress / Course of events | 修理後の経過は良好です。 (The progress after the repair is good.) |
| 対策 | たいさく | Countermeasure / Solution | 再発防止の対策を考えます。 (I will think of countermeasures to prevent recurrence.) |
| 添付する | てんぷする | To attach | メールに写真を添付します。 (I will attach photos to the email.) |
2. 文法 (Grammar)
| 文法項目 | 意味 (English) | 例文 (English) |
| 〜ことにします | To decide to… (Volition) | 明日、もう一度点検することにします。 (I have decided to inspect it once more tomorrow.) |
| 〜たばかり | Just finished doing… | 報告書を書き終わったばかりです。 (I have just finished writing the report.) |
| 〜ように | So that / In order to | 故障しないように油をさします。 (I will oil it so that it doesn’t break down.) |
| 〜ているところです | In the middle of doing… | 今、データをまとめているところです。 (I am in the middle of summarizing the data now.) |
3. 敬語 (Keigo – Business Honorifics)
| 表現 | 種類 | 意味 (English) | 例文 (English) |
| 報告申し上げます | 謙譲語 (Humble) | I report to you | メンテナンスの結果を報告申し上げます。 (I am reporting the maintenance results.) |
| ご査収ください | 尊敬語 (Honorific) | Please check / Please accept | 報告書をご査収ください。 (Please check the report [Formal].) |
| 承知いたしました | 謙譲語 (Humble) | Understood / Certainly | はい、承知いたしました。 (Yes, I understood.) |
4. 会話 (Conversation)
シーン：事務所でガエルが先輩の山田さんに、メンテナンス報告書の提出について話す
ガエル： 山田さん、お疲れ様です。昨日の高圧設備メンテナンスの結果を報告申し上げます。
山田： お疲れ様。例の不具合があった箇所はどうなりましたか？
ガエル： はい。昨日のうちに修理を実施しました。今のところ、経過は非常に安定しています。
山田： それは良かった。報告書は作成できましたか？
ガエル： はい、今書き終わったばかりです。今回の不具合が二度と起きないように、今後の対策も書いておきました。
山田： 素晴らしいですね。ガエルさんは仕事が早くなりましたね。
ガエル： ありがとうございます。今、メールでデータを送っているところです。
山田： わかりました。後で詳しくチェックしますね。
ガエル： よろしくお願いいたします。写真はファイルに添付してありますので、あわせてご査収ください。
会話の英訳 (English Translation)
Gaël: Yamada-san, thank you for your hard work. I am reporting the results of yesterday’s high-voltage equipment maintenance.
Yamada: Good work. What happened with the part that had the malfunction?
Gaël: Yes. We carried out the repair yesterday. So far, the progress is very stable.
Yamada: That’s good. Were you able to create the report?
Gaël: Yes, I have just finished writing it. I also wrote down future countermeasures so that this malfunction does not happen again.
Yamada: That’s excellent. You’ve become much faster at your work, Gaël-san.
Gaël: Thank you. I am in the middle of sending the data by email now.
Yamada: Understood. I will check it in detail later.
Gaël: I look forward to your review. I have attached the photos to the file, so please check them as well.
5. ビジネスメール (Business Email)
件名：高圧設備メンテナンス報告書の送付について（ガエル）
技術部
山田様
お疲れ様です。ガエルです。
昨日実施しました高圧電気設備のメンテナンスについて、
報告書が完成しましたので、添付にてお送りいたします。
今回の修理の経過および、今後のトラブル防止のための
対策についてまとめております。
お忙しいところ恐縮ですが、内容をご査収くださいますよう
お願い申し上げます。
不明な点や修正が必要な箇所がございましたら、
すぐに修正することにしますので、ご教示ください。
以上、よろしくお願いいたします。
English Translation of the Email:
Subject: Sending the high-voltage equipment maintenance report (Gaël)
Engineering Department
Yamada-sama,
Thank you for your hard work. This is Gaël.
The report regarding the high-voltage electrical equipment maintenance we carried out yesterday is complete, so I am sending it as an attachment.
I have summarized the progress of this repair and the countermeasures for future trouble prevention.
I apologize for bothering you while you are busy, but please check the contents.
If there are any unclear points or parts that need correction, I will decide to (make it a point to) fix them immediately, so please let me know.
Best regards,