レッスン９：メンテナンス報告書

このレッスンでは、点検や修理が終わった後、その結果を正確に記録する「報告書（ほうこくしょ）」の書き方と、上司への報告の仕方を学びます。起きたことだけでなく、今後の「対策（たいさく）」までしっかり伝えるスキルを身につけましょう。

1. 語彙 (Vocabulary)

単語	よみかた	意味 (English)	例文 (English)
報告書	ほうこくしょ	Report (document)	メンテナンスの報告書を書きます。 (I will write a maintenance report.) 自動車事故の報告書を警察官が作ったが、内容が事実と違っていた。 本部長との打ち合わせについて報告書を作成しましたが、 状況はまずいですね。
実施する	じっしする	To implement / To carry out	予定通り点検を実施しました。 (We carried out the inspection as scheduled.) 広告キャンペーンを実施したところ、売上が2倍に増えた。 家具の組み立てを実施しました。
経過	けいか	Progress / Course of events	修理後の経過は良好です。 (The progress after the repair is good.) 若い頃は、結果を気にする人生の送り方をしていたが、最近は経過の方が大事だと思うようになった。 現在の製品製造の経過は順調です。
対策	たいさく	Countermeasure / Solution	再発防止の対策を考えます。 (I will think of countermeasures to prevent recurrence.) 今年の夏も40度を超える日が続くと言われているので、暑さ対策でクーラーを入れ替えないといけない。 町のゴミが減るように、対策としては、住民に拾わせて、一袋当たりトイレットペーパー1巻と交換するようにした。
添付する	てんぷする	To attach	メールに写真を添付します。 (I will attach photos to the email.) 手紙に旅行の写真を添付したら、その写真を相手が気に入ってくれて、部屋に飾ったそうだ。 参考資料を添付しますので、ご確認ください。 SNSで急いで写真を添付したら、全然関係ない写真を送ってしまった。

2. 文法 (Grammar)

文法項目	意味 (English)	例文 (English)
〜ことにします	To decide to… (Volition)	明日、もう一度点検することにします。 (I have decided to inspect it once more tomorrow.) 毎日、10分間、腕立て伏せをする事にします。 来月、自炊を始めることにします。
〜たばかり	Just finished doing…	報告書を書き終わったばかりです。 (I have just finished writing the report.) ついさっき、ラーメンを食べたばかりなのに、部長がラーメンを食べに行こうと誘ってくれた。 洗濯をしたばかりなのに、料理を作ってTシャツを汚してしまった。 すぐに洗濯しないと、染み（しみ）がなかなか落ちなくなる。
〜ように	So that / In order to	故障しないように油をさします。 (I will oil it so that it doesn’t break down.) 彼女に見つからないように、夜、こっそり、男友達と飲みに行きました。 今日のレッスンを忘れないようにちゃんと宿題をしなさい。早く。
〜ているところです	In the middle of doing…	今、データをまとめているところです。 (I am in the middle of summarizing the data now.) 「今、どこでなにをしているの？」 「はいはい、今は、友達の家で、サッカーを見ているところです。」 「じゃあ、その場の写真を送ってください。」 「今は何していますか？」 「あ、部長、そんなことではないですね。一生懸命、働いているところです。必ず、信じてください。」

3. 敬語 (Keigo – Business Honorifics)

表現	種類	意味 (English)	例文 (English)
報告申し上げます	謙譲語 (Humble)	I report to you	メンテナンスの結果を報告申し上げます。 (I am reporting the maintenance results.)
ご査収（さしゅう）ください	尊敬語 (Honorific)	Please check / Please accept	報告書をご査収ください。 (Please check the report [Formal].)
承知いたしました ＝かしこまりました	謙譲語 (Humble)	Understood / Certainly	はい、承知いたしました。 (Yes, I understood.)

4. 会話 (Conversation)

シーン：事務所でガエルが先輩の山田さんに、メンテナンス報告書の提出について話す

ガエル： 山田さん、お疲れ様です。昨日の高圧設備メンテナンスの結果を報告申し上げます。

山田： お疲れ様。例の不具合があった箇所はどうなりましたか？

ガエル： はい。昨日のうちに修理を実施しました。今のところ、経過は非常に安定しています。

山田： それは良かった。報告書は作成できましたか？

ガエル： はい、今書き終わったばかりです。今回の不具合が二度と起きないように、今後の対策も書いておきました。

山田： 素晴らしいですね。ガエルさんは仕事が早くなりましたね。

ガエル： ありがとうございます。今、メールでデータを送っているところです。

山田： わかりました。後で詳しくチェックしますね。

ガエル： よろしくお願いいたします。写真はファイルに添付してありますので、あわせてご査収ください。

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会話の英訳 (English Translation)

Gaël: Yamada-san, thank you for your hard work. I am reporting the results of yesterday’s high-voltage equipment maintenance.

Yamada: Good work. What happened with the part that had the malfunction?

Gaël: Yes. We carried out the repair yesterday. So far, the progress is very stable.

Yamada: That’s good. Were you able to create the report?

Gaël: Yes, I have just finished writing it. I also wrote down future countermeasures so that this malfunction does not happen again.

Yamada: That’s excellent. You’ve become much faster at your work, Gaël-san.

Gaël: Thank you. I am in the middle of sending the data by email now.

Yamada: Understood. I will check it in detail later.

Gaël: I look forward to your review. I have attached the photos to the file, so please check them as well.

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5. ビジネスメール (Business Email)

件名：高圧設備メンテナンス報告書の送付について（ガエル）

技術部

山田様

お疲れ様です。ガエルです。

昨日実施しました高圧電気設備のメンテナンスについて、

報告書が完成しましたので、添付にてお送りいたします。

今回の修理の経過および、今後のトラブル防止のための

対策についてまとめております。

お忙しいところ恐縮ですが、内容をご査収くださいますよう

お願い申し上げます。

不明な点や修正が必要な箇所がございましたら、

すぐに修正することにしますので、ご教示ください。

以上、よろしくお願いいたします。

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English Translation of the Email:

Subject: Sending the high-voltage equipment maintenance report (Gaël)

Engineering Department

Yamada-sama,

Thank you for your hard work. This is Gaël.

The report regarding the high-voltage electrical equipment maintenance we carried out yesterday is complete, so I am sending it as an attachment.

I have summarized the progress of this repair and the countermeasures for future trouble prevention.

I apologize for bothering you while you are busy, but please check the contents.

If there are any unclear points or parts that need correction, I will decide to (make it a point to) fix them immediately, so please let me know.

Best regards,

メンテナンス

保守＝使える状態を保つ。部分的メンテ。　
例：鉄道レールを保守する。

保全＝その対象物を取っておく。全体的メンテ。
例：この機械を保全して、またいつか使えるようにしておく。