レッスン11：電話対応の基本と取り次ぎスミ
このレッスンでは、日本のオフィスやクライアントからの電話に対応する際の基本的なフレーズを学びます。相手の名前を確認し、担当者へ繋（つな）ぐ、あるいは折り返しの対応をするスキルを身につけます。
1. 語彙 (Vocabulary)
| 単語 | よみかた | 意味 (English) | 例文 (English) |
| 外出 | がいしゅつ | Going out | 田中は今、外出しております。 (Tanaka is out at the moment.) 午前中から外出して、会社に帰ってきたのが午後6時だった。 外出の前に受付で |
| 席を外す | せきをはずす | To be away from one’s desk | 佐藤は今、席を外しております。 (Sato is away from his desk now.) 緊急の電話がかかってきたので、私は会議の席を外した。 私は席を外しておりましたので、メールを読みませんでした。 |
| 折り返す | おりかえす 動詞 | Calling back | 後ほど、こちらから折り返します。 (We will call you back later.) 折り返しの電話を待っているけど、まだ、来ない。 今、クライアントに |
| 伝言 | でんごん | Message | 何か伝言はございますか？ (Do you have any message?) 彼女はお客様からの伝言メモをどこかに失くしてしまった。 伝言があるかどうか、今、見ます。 |
| 確認 | かくにん | Confirmation / Check | 担当者に確認いたします。 (I will check with the person in charge.) みんなで確認したのに、書類にミスが見つかった。 申し訳ございませんが、契約書をまだ確認しておりません。 |
2. 文法 (Grammar)
| 文法項目 | 意味 (English) | 例文 (English) |
| （〜は）〜ております | State of being (Humble) | 今、会議に出ております。 (I am [Humble] in a meeting now.) 部長は、今、お昼ご飯を食べております。 飲み会にいますけど、お酒を飲みすぎておりません。 飲み会にいますけど、お酒を飲みすぎておりませんです。 |
| 〜（さ）せていただきます | Let me do… (Humble) | 後ほどお電話させていただきます。 (Let me call you later.) この件では、わたくしが担当させていただきます。 もっと時間が有ったら、 |
| 〜たところです | Just finished doing… | 今、戻ったところです。 (I have just returned.) お昼ご飯を食べ始めたところで、上司から呼び出された。 今、リクルータと電話で話したところです。 |
| 〜かどうか | Whether or not | 予定が空いているかどうか確認します。 (I will check whether or not the schedule is free.) まだ、あのお店はやっているかどうか、ネットで調べます。 あ、すいません、お肉を食べらるかどうか、 |
3. 敬語 (Keigo – Business Honorifics)
| 表現 | 種類 | 意味 (English) | 例文 (English) |
| 承知いたしました | 謙譲語 (Humble) | Understood / Certainly | はい、承知いたしました。 (Yes, I understood.) 明日の会議が延期になったこと、承知いたしました。 承知いたしませんでしたが、 |
| 申し訳ございませんが | 丁寧なクッション言葉 | I am sorry, but… | 申し訳ございませんが、田中は不在です。 (I am sorry, but Tanaka is not in.) 申し訳ございませんが、その席は指定席（していせき）です。 申し訳ございませんが、くびにしなければならない。 |
| 少々お待ちください | 丁寧語 (Polite) | Please wait a moment | そのまま少々お待ちください。 (Please wait a moment as you are.) お電話を切らずに、少々お待ちください。 電車を近づいていますので、 おたふく納豆 |
4. 会話 (Conversation)
シーン：ジャコモがオフィスの電話を取り、外出中の田中さんへの伝言を受ける
ジャコモ： お電話ありがとうございます。篠田（しのだ）法律事務所のジャコモでございます。
鈴木（クライアント）： いつもお世話になっております。鈴木商事（しょうじ）の鈴木です。田中さんはいらっしゃいますか。
ジャコモ： 鈴木様、いつもお世話（せわ）になっております。申し訳ございませんが、田中は今、外出しております。
鈴木： そうですか。何時ごろにお戻りでしょうか。
ジャコモ： 午後3時ごろに戻る予定ですが、今ちょうど戻ったところかどうか、確認してまいります。そのまま少々お待ちください。
ジャコモ： （確認後）お待たせいたしました。まだ戻っておりませんでした。よろしければ、戻り次第（しだい just after）こちらから折り返し(おりかえし)お電話させていただきますが、いかがでしょうか。
鈴木： ありがとうございます。では、メールも送ったとお伝えください。
ジャコモ： 承知いたしました。鈴木様からメールをいただいたと、田中に伝言（でんごん）いたします。
鈴木： よろしくお願いします。失礼します。
ジャコモ： 失礼いたします。
会話の英訳 (English Translation)
Giacomo: Thank you for calling. This is Giacomo from Shinoda Law Office.
Suzuki (Client): Thank you for your continued support. This is Suzuki from Suzuki Shoji. Is Tanaka-san there?
Giacomo: Suzuki-sama, thank you for your continued support. I am sorry, but Tanaka is currently out.
Suzuki: I see. Around what time will he be back?
Giacomo: He is scheduled to return around 3 PM, but I will go and check whether or not he has just returned. Please wait a moment.
Giacomo: (After checking) Thank you for waiting. He has not returned yet. If you like, we will call you back as soon as he returns. How does that sound?
Suzuki: Thank you. Then, please tell him that I also sent an email.
Giacomo: Certainly. I will give Tanaka the message that I received an email from Suzuki-sama.
Suzuki: Thank you. Goodbye (Excuse me).
Giacomo: Goodbye (Excuse me).
5. ビジネスメール (Business Email)
件名：鈴木様（鈴木商事）からの入電について（ジャコモ）
田中さん
お疲れ様です。ジャコモです。
先ほど、鈴木商事の鈴木様からお電話をいただきました。
田中さんが外出しておりますとお伝えしたところ、
伝言を預かりました。
「メールを送ったので確認してほしい」とのことです。
田中さんが戻り次第、こちらから折り返しお電話を差し上げる
ことになっております。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
以上、よろしくお願いいたします。
English Translation of the Email:
Subject: Regarding the incoming call from Suzuki-sama (Suzuki Shoji) (Giacomo)
Tanaka-san,
Thank you for your hard work. This is Giacomo.
A short while ago, I received a phone call from Suzuki-sama of Suzuki Shoji.
When I told him that you were out, I received a message.
He said, “I sent an email, so I want you to check it.”
It has been arranged that we will call him back as soon as you return.
I am sorry to trouble you while you are busy, but thank you for your attention.
Best regards,